Naar de inhoud
BullNice

Reserveringsmails ingeboekt, het antwoord staat al klaar

Reserveringen, wijzigingen en annuleringen per mail worden direct verwerkt in het reserveringssysteem. Het team leest het antwoord na en drukt op verzenden.

  1. E-mail (IMAP)
  2. AI
  3. Zenchef
  4. Boekhouding

De situatie

In de mailbox van dit restaurant komt alles door elkaar binnen: reserveringen, wijzigingen, sollicitaties, facturen en reclame. Tijdens de service heeft niemand tijd om dat bij te houden, en een reservering die blijft liggen, is een tafel die leeg blijft.

Wat we bouwden

AI leest elke mail en bepaalt wat het is. Reclame verdwijnt, sollicitaties gaan naar de juiste map en facturen naar de administratie. Een reservering wordt meteen afgehandeld in Zenchef, het reserveringssysteem van het restaurant: beschikbaarheid nakijken, inboeken, wijzigen of annuleren.

Daarna schrijft de assistent het antwoord aan de gast, in dezelfde mailwisseling. Dat antwoord komt als concept klaar te staan, zodat het team het nog kan nalezen voordat het weggaat.

Zo werkt het

  1. Mail sorteren

    Reservering, sollicitatie, factuur, vraag over eten en drinken, reclame of overig. Facturen gaan door naar de boekhouding.

  2. De reservering afhandelen

    De assistent zoekt bestaande boekingen van de gast, kijkt naar beschikbaarheid en boekt in, wijzigt of annuleert in Zenchef.

  3. Doorvragen waar nodig

    Bij elke reservering vraagt de assistent naar kinderen en allergieën. Groepen van meer dan tien worden geboekt met een opmerking om ze na te kijken.

  4. Antwoord als concept

    Het antwoord aan de gast staat klaar in de mailwisseling. Het team leest het na en verstuurt het.

Wat het oplevert

  • Reserveringen staan in het systeem zonder dat iemand ze hoeft over te typen.
  • Allergieën en kinderen staan vooraf in de reservering, niet pas aan tafel.
  • Grote groepen worden niet geweigerd, maar gemarkeerd om na te kijken.
  • Facturen en sollicitaties komen vanzelf op de juiste plek.

Speelt dit ook in jouw bedrijf?

Vertel welk werk nu tijd kost. Je krijgt binnen één werkdag antwoord van ons team, met een voorstel en een vaste prijs.

Vraag een gesprek aan

Meer cases

Alle cases